Yalın sistem yaklaşımıyla sürekli iyileştirme

Yalın sistemlerin ana unsurlarından bir tanesi tam zamanında üretim (JIT) dir. Taiichi Ohno tarafından geliştirilmiş ve 1970’lerin başından itibaren bir çok Japon işletmesinde uygulanmaya başlanmıştır. JİT, müşteriler tarafından talep edilen ürün veya hizmetlerin istenilen zamanda, istenilen miktarda ve istenilen kalitede üretilmesidir. JIT’de amaç, fazla kapasiteyi veya stoku azaltarak ürün veya hizmete değer katmayan işlemleri elime ederek israfı (muda) yok etmektir. Diğer bir ifadeyle işletmelerin hammadde tedariğinden ürünün müşteriye teslim edilmesine kadar ki süreçte israfı (muda) ortadan kaldırarak kaliteyi ve verimliliği arttırmayı hedefler. Aşırı üretim veya fazla stok ürün ve hizmet üreten işletmelerde sorunları örtmektedir. Bu nedenle yalın sistemlerde yöneticiler, sorunlar görününceye dek aşırı kapasite veya stok miktarını azaltır, bu sayede sorunların ortaya çıkması için gerekli mekanizma sağlanmış olur.

Aşağıdaki Resim 1, Yalın sistemlerde sürekli iyileştirmenin altında yatan temel felsefeyi ifade etmektedir. Burada su seviyesi üretilen hizmet sistemin kapasitesini ( çalışan sayısı), Üretim sektöründe ise su seviyesi ürün/bileşen stok miktarını ifade etmektedir. Kayalar ise ürün veya hizmetin gerçekleşmesinde karşılaşılan problemleri ifade etmektedir. Su seviyesi yeteri kadar yüksekse yani sorunları örten aşırı kapasite veya fazla stok yüksekse gemi kayaların üzerinden rahatlıkla geçecektir. Ancak fazla kapasite/stok azaldığında gemi kayalara çarpacaktır. Yani hizmet veya ürün üreten işletmeler süreçlerinde problemlerle karşılaşılacaktır. Yalın sistemlerde işçiler, gözetmenler, mühendisler, analistler su yüzeyine çıkan kayaları ( problemleri) yok etmek için sürekli iyileştirme araçlarını kullanırlar.

Sürekli iyileştirmenin temelinde, stoklar mümkün oldukça düşük tutularak sistemdeki problemlerin teşhis edilmesi ve sonrasında da yalın sistem elemanları kullanılarak bu ortaya çıkarılan problemlerin iyileştirilmesi sürecidir.

Örnek olarak, Nebraskadaki bir Kawasaki fabrikası periyodik olarak güvenlik stokunu neredeyse sıfıra indirmiştir. Böylece işletmedeki sorunlar ortaya çıkartılır sonrasında çalışanlara iyileştirme projesi olarak verilir. İyileştirme yapıldıktan sonra stoklar kalıcı olarak yeni seviyeye indirilir.

Sürekli iyileştirmede , JIT ( Tam zamanında üretim) felsefesini uygulamak,çalışanların katılımı ve önerileri çok önemlidir. Toyota çalışanları 2007 yılında şirket çapında yaklaşık 740.000 öneri oluşturmuş bunların büyük çoğunluğu uygulanmıştır. Verilen önerilerin şirkete sağladığı değere göre 500 yen’den (yaklaşık 5 $) 50.000 yen’e (500 $) kadar ödül verilmiştir. Sürekli iyileştirmeler sadece üretim süreçlerinde değil, faturalama, muhasebe, sipariş alma gibi hizmet süreçlerinin iyileştirilmesinde de kullanılabilir.

Yalın sistemler, iş süreçlerindeki 8 tür israfı yok ederek, ürün ve hizmete değer katan süreçleri iyileştirmeyi amaçlarlar. İşletmelerde 8 tür israf (muda) çeşidi vardır. Bunlar sırasıyla aşağıdaki gibidir.

Aşırı üretim

Bir ürünü ihtiyaç olmadan üretmek, hataların bulunmasını zorlaştır, stok maliyetini arttırır. Müşterinin talep ettiği kadar ürün/hizmet üretilmelidir.

Uygun olmayan işlem

Daha basit makinaların yeteceği durumda daha pahalı makinaları kullanmak. Nisbeten küçük ve esnek ekipmana yatırım yapmak bakım ve ekipman maliyetlerini azaltacaktır. Pahalı makinalar daha basit makinalara göre işletmenin operasyon maliyetini arttıracaktır.

Bekleme

Ürün hareket etmediği veya işlem görmediğinde katlanılan zaman israfı. Uzun üretim çalışmaları, kötü malzeme akışları ve yekdiğerine sıkıca bağlanmamış işlemler, bir ürünün akış süresinin % 90’ının üstünde zamanı beklemeyle geçirmesine neden olabilir.

Taşıma (Elleçleme)

Ürünün süreçler arasında aşırı hareket etmesi veya elleçlenmesi, ürüne önemli müşteri değeri katmadığı gibi hasar verebilir ve kalitesinin bozulmasına neden olabilir.

Hareket

Eğilme, gerilme, ulaşma, kaldırma yürüme ergonomisine ilişkin gereksiz çaba. Aşırı hareket içeren işler yeniden tasarlanmalıdır.

Envanter

Aşırı envanter üretim alanındaki sorunları gizler, yer israfıdır, akış süresini uzatır ve iletişimi önler. Ara stoklar, aşırı üretim ve beklemenin direkt sonucudur.

Kusurlar

Kalite hataları yeniden işleme ve fireye yol açar, kapasite kaybı, yeniden programlama çabası, daha çok kontrol ve müşteri iyi niyet kaybı biçiminde bir israf maliyeti ekler.